Documento legal

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

VALION S.A.S. — Vigente desde julio de 2026. Adoptada conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen o reglamenten, en materia de protección de datos personales en Colombia.

Esta política aplica a todas las relaciones con VALION: clientes, usuarios de nuestras plataformas, prospectos comerciales y personas que reciben nuestras comunicaciones por correo electrónico. Si solo le interesa cómo tratamos los datos de nuestras campañas de correo, vaya directo a Comunicaciones comerciales.

1. Quién es el responsable del tratamiento

VALION S.A.S., sociedad domiciliada en Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política. VALION^® es una marca registrada de VALION S.A.S.

Canal de atención para asuntos de datos personales: soporte.valion.com.co. Toda solicitud relacionada con esta política se recibe y se responde por ese canal.

2. A quiénes aplica

Esta política cubre tres grupos de titulares, con tratamientos distintos:

Grupo	Quiénes son	Origen de sus datos
Usuarios de plataforma	Personas del equipo de un cliente con acceso a VALION INSIGHTS u otra herramienta nuestra.	Los entrega el propio cliente al solicitar la creación del usuario.
Contactos comerciales	Personas que reciben nuestras comunicaciones comerciales y de contenido.	Formularios, eventos, relacionamiento comercial directo o una relación contractual previa.
Contactos de una cuenta AWS	Identificadores de personas que aparecen dentro de la infraestructura AWS de un cliente (por ejemplo, un usuario de IAM).	Se leen de la propia cuenta del cliente, con su autorización expresa.

3. Qué datos personales tratamos

De usuarios de plataforma: nombre, correo electrónico corporativo, cargo, teléfono (si lo proporciona), empresa a la que pertenece, y registros técnicos de su actividad en la plataforma (fecha de ingreso, acciones realizadas) con fines de seguridad y soporte.

De contactos comerciales: nombre, correo electrónico, empresa y cargo. Adicionalmente, los datos de interacción con nuestros correos descritos en la sección Comunicaciones comerciales.

De cuentas AWS conectadas: información de configuración, costos y uso. Esta información puede incluir metadata que identifique a personas dentro de la organización del cliente — por ejemplo, el nombre de un usuario de IAM, la antigüedad de sus credenciales o si tiene doble factor activo — porque es exactamente lo que se necesita para detectar un hallazgo de seguridad.

Lo que nunca solicitamos ni tratamos: datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 (origen étnico, convicciones religiosas o políticas, datos de salud, datos biométricos, orientación sexual), ni datos financieros de tarjetas, ni credenciales de acceso a las cuentas AWS de nuestros clientes. Nuestro acceso a una cuenta AWS es siempre mediante un rol de solo lectura que el cliente crea y puede revocar.

4. Para qué usamos la información

Prestar el servicio contratado: generar dashboards, recomendaciones de ahorro y hallazgos de seguridad; administrar accesos y usuarios.
Soporte y atención: responder solicitudes, diagnosticar incidentes y dar seguimiento.
Comunicaciones sobre el servicio: avisos operativos, cambios relevantes, alertas de seguridad. Estas comunicaciones son parte del servicio y no dependen de una suscripción de marketing.
Comunicaciones comerciales y de contenido: novedades, invitaciones a eventos, material técnico y ofertas de servicios. Ver la sección siguiente.
Mejora del servicio: análisis agregado de uso para priorizar funcionalidades. Este análisis no se usa para tomar decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre una persona.
Cumplimiento legal, contable y contractual.

5. Comunicaciones comerciales por correo electrónico

Esta sección describe en detalle cómo funcionan nuestras campañas de correo, porque es donde más dudas surgen.

Cómo obtenemos su correo

Únicamente de tres fuentes: (i) un formulario o registro donde usted nos dejó sus datos y autorizó el contacto comercial; (ii) el relacionamiento comercial directo con usted o su empresa, incluidos eventos y reuniones; o (iii) una relación contractual vigente o previa con VALION. No compramos bases de datos, no extraemos correos de terceros y no usamos listas de origen desconocido.

Qué medimos de cada envío

Nuestra plataforma de envío registra, por destinatario: si el correo fue entregado, si rebotó, si fue marcado como spam, si fue abierto y si se hizo clic en algún enlace. Usamos esa información de forma agregada para evaluar si el contenido es útil, y de forma individual solo para la gestión de entregabilidad descrita abajo.

Bajas, rebotes y quejas

Todos nuestros correos comerciales incluyen un enlace de baja visible, además de la cabecera técnica que permite darse de baja con un clic desde el propio cliente de correo (Gmail, Outlook y similares). La baja es inmediata y no requiere justificación ni respuesta de nuestra parte.

Cuando una dirección se da de baja, rebota de forma permanente o reporta el correo como no deseado, se agrega a una lista de exclusión y deja de recibir comunicaciones comerciales. Esa lista existe precisamente para no volver a contactarle: conservamos su dirección con el único fin de garantizar que se respete su decisión.

Darse de baja de las comunicaciones comerciales no cancela los avisos operativos del servicio que usted tenga contratado (por ejemplo, un aviso de seguridad o un cambio en la plataforma), ni afecta su acceso a la misma.

Contenido generado con asistencia de inteligencia artificial

Diseñamos parte del contenido de nuestras campañas con herramientas de inteligencia artificial. Los datos personales de los destinatarios no se envían a esos modelos: la personalización (por ejemplo, su nombre en el saludo) se aplica en el momento del envío, sobre una plantilla ya generada, dentro de nuestra propia infraestructura.

6. Autorización y cómo revocarla

El tratamiento de sus datos se basa en la autorización previa, expresa e informada que usted otorgó al entregarnos su información, salvo en los casos en que la ley permite el tratamiento sin ella (obligación legal, información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, o datos necesarios para ejecutar un contrato del que usted es parte).

Puede revocar esa autorización en cualquier momento, total o parcialmente, por el canal indicado en la sección Cómo ejercer sus derechos. La revocación parcial más común — dejar de recibir comunicaciones comerciales — se resuelve de inmediato con el enlace de baja de cualquiera de nuestros correos.

7. Con quién se comparte la información

No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales. Compartimos información únicamente con proveedores que la tratan por cuenta nuestra, bajo instrucción y solo en lo necesario para operar el servicio:

Tipo de proveedor	Para qué
Infraestructura en la nube	Alojar las plataformas, las bases de datos y los archivos.
Servicio de envío de correo	Entregar las comunicaciones y registrar entregas, rebotes y bajas.
Modelos de inteligencia artificial	Generar resúmenes de la información técnica de la cuenta del cliente y responder consultas dentro del producto.
Autoridades competentes	Cuando exista una obligación legal, orden judicial o requerimiento administrativo válido.

8. Transferencia y transmisión internacional

Nuestra infraestructura y la de nuestros proveedores está alojada en centros de datos ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Esto implica que sus datos personales pueden ser transmitidos y almacenados en el exterior.

Al autorizar el tratamiento de sus datos, usted autoriza esta transmisión internacional. Trabajamos con proveedores que acreditan estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes o superiores a los exigidos por la normativa colombiana, y la relación con ellos está regida por contratos que limitan el uso de la información a las finalidades aquí descritas.

9. Cuánto tiempo conservamos la información

Datos de usuarios de plataforma: mientras la cuenta esté activa. Al terminar la relación, se eliminan o se conservan solo por el término exigido por obligaciones legales, contables o contractuales.
Datos de la cuenta AWS del cliente: mientras la cuenta permanezca conectada. Al desconectarla, cesa toda recolección nueva.
Contactos comerciales: mientras la finalidad se mantenga vigente y usted no haya revocado su autorización.
Lista de exclusión: de forma indefinida. Es la única manera de garantizar que una baja se respete permanentemente.

10. Sus derechos como titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

Conocer los datos personales suyos que tratamos, de forma gratuita.
Actualizar y rectificar los datos inexactos, incompletos o desactualizados.
Solicitar prueba de la autorización que usted otorgó, salvo en los casos en que la ley no la exige.
Ser informado, a solicitud suya, sobre el uso que hemos dado a sus datos.
Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos. La ley exige haber agotado antes el trámite de consulta o reclamo directamente con nosotros.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

11. Cómo ejercer sus derechos y en cuánto tiempo respondemos

Toda consulta o reclamo se presenta a través de soporte.valion.com.co, indicando su nombre, un dato de contacto y la descripción de su solicitud. Si actúa en representación de otra persona, deberá acreditarlo.

Tipo de solicitud	Plazo máximo de respuesta	Prórroga
Consulta (conocer sus datos y el uso dado)	10 días hábiles	Hasta 5 días hábiles adicionales, informándole el motivo y la nueva fecha.
Reclamo (corregir, actualizar, suprimir o revocar)	15 días hábiles	Hasta 8 días hábiles adicionales, informándole el motivo y la nueva fecha.
Baja de comunicaciones comerciales	Inmediata	No aplica — se ejecuta con el enlace de baja del correo.

Si el reclamo llega incompleto, le solicitaremos la información faltante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si transcurridos dos (2) meses no recibimos respuesta suya, entenderemos que desistió del trámite.

12. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso fraudulento: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles con el mínimo privilegio necesario, autenticación individual por usuario, registro de actividad y separación de permisos entre los componentes que atienden al público y los que procesan datos.

Ninguna medida de seguridad es infalible. Si llegara a ocurrir un incidente que comprometa datos personales, informaremos a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que exige la ley.

13. Cookies y almacenamiento en su navegador

Este centro de ayuda es un sitio estático y no usa cookies de rastreo, analítica ni publicidad.

Nuestras plataformas de producto usan almacenamiento local del navegador exclusivamente para mantener su sesión iniciada y recordar preferencias de la interfaz. No se comparte con terceros ni se usa para publicidad. Puede borrarlo desde su navegador en cualquier momento; el efecto será que deba iniciar sesión de nuevo.

14. Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos exclusivamente a personas mayores de edad en ejercicio de una actividad profesional o empresarial. No recolectamos de forma consciente datos de menores. Si detectamos que lo hicimos, procederemos a suprimirlos.

15. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestras prácticas o la normativa aplicable. La versión vigente es siempre la publicada en esta página, con su fecha de vigencia al inicio. Los cambios sustanciales — en particular los que modifiquen las finalidades del tratamiento — se comunicarán previamente por correo electrónico o a través de la plataforma, y cuando la ley lo exija, se solicitará una nueva autorización.

Si algo de esta política no le queda claro, escríbanos a soporte.valion.com.co. Preferimos explicarlo a que se quede con la duda.